.
تبلیغات
 
صادق فلاح تفتی، ارشد رواانشناسی، روانشناسی،‌ خانواده درمانگر

مدیریت زمان


 

صادق فلاح


مدیریت زمان، عمل یا فرآیند برنامه ریزی و اِعمال کنترل آگاهانه بر مقدار زمانی است که در هر روز برای هر فعالیت صرف می‌‌کنیم. ما با مدیریت زمان به دنبال افزایش بازدهی‌مان در انجام فعالیت‌‌های مختلف هستیم. مدیریت زمان به زبان ساده یعنی بتوانیم فعالیت‌هایمان را در طول روز، هفته، ماه و سایر بازه‌های زمانی (به حد کافی خوب و نه کاملاً صد در صد) مدیریت کنیم به طوری که در پایان، هم به اهداف تحصیلی و شغلی بلندمدت برسیم و هم به سایر جنبه‌های زندگی مثل تفریح و بودن با دوستان، در حد توان رسیدگی کنیم. نکته مهم این است که، مدیریت زمان به معنای"دائماً کار کردن، خستگی و لذت نبردن از زندگی" نیست، بلکه یعنی "رسیدگی مناسب به ابعاد مختلف زندگی (از جمله تحصیل و مطالعه، دوستان، تفریح، معنویت و ... )". برای آنکه با مفهوم مدیریت زمان بهتر آشنا شوید، به این دو نکته دقت کنید:

  • دانشجویی که زمان را به خوبی مدیریت می‌کند، این ویژگی‌ها را دارد:
  1. اهداف بلندمدت مشخصی برای زندگی خود دارد
  2. به ابعاد مختلف زندگی در حد کافی رسیدگی می‌کند
  3. لیستی از انجام کار‌های روزانه دارد که تعیین می‌کند در هر روز باید چه کارهایی را انجام دهد
  4. برنامه ماهانه و هفتگی مشخصی برای زندگی دارد
  5. روزانه می‌داند که می‌خواهد چه کاری انجام دهد
  6. احساس کنترل کافی بر امور زندگی خود را دارد
  7. از زندگی لذت بیشتری می‌برد
  • دانشجویی که زمان را به خوبی مدیریت می‌کند، این ویژگی‌ها را ندارد:
  1. خستگی از مطالعه
  2. حذف کامل تفریح از زندگی روزانه
  3. استرس‌های بیش از اندازه در روز‌های امتحان
  4. نگرانی از اینکه آیا وقت کافی برای مطالعه دروس ترم دارد یا خیر
  5. سردرگمی هر روزه که امروز با زمانی که دارد چه کار کند
  6. ابهام و نگرانی در مورد آینده
  7. دائماً در ترس این باشد که موفق می‌شود یا خیر، و این مسئله توان لذت بردن از زندگی را از او بگیرد.


مدیریت زمان, بازدهی, افزایش بازدهی, اهداف تحصیلی, اهداف شغلی, اهداف بلند مدت, اهداف کوتاه مدت, برنامه روزانه, برنامه ماهانه, کنترل امور زندگی, کنترل, اولویت بندی, زمان بندی


می‌بینیم که مدیریت زمان می‌تواند نقش مهمی در عملکرد روزانه و همچنین رضایت ما از خودمان و از زندگی داشته باشد. برای آموختن مهارت مدیریت زمان، گام‌های زیر را یک به یک طی می‌کنیم:
  1. اهداف پنج‌ساله خود در زندگی را تعیین، اولویت بندی و یادداشت نمایید:
  • ابتدا سررسیدی مخصوص هدف‌گذاری‌‌های شخصی تهیه کنید.
  • به اهدافی که در حوزه‌های تحصیلی و شغلی، هنری، خانوادگی، مالی، جسمی ... برای خود دارید فکر کنید.
  • در هر حوزه حداقل یک یا دو هفته بلندمدت تعیین کنید و آن‌ها را در سررسید خود یادداشت نمایید.
  • در تعیین اهداف بلندمدت به نکات زیر توجه کنید:
a. سعی کنید تعداد اهدفتان بیش از چهار یا پنج عدد نباشد. هدف‌گذاری برای مورد‌های زیاد منجر به سردرگمی شما می‌شود.

b. هر هدف را به صورت جمله مثبت بنویسید(می‌خواهم در فلان وضعیت باشم، برسم و... ).

c. اهدافتان را اولویت بندی کنید. کدام اهداف نسبت به سایرین از اهمیت بیشتری برخوردارند؟

d. اهدافتان را حتماً یادداشت کنید. گفتن و دانستن اینکه چه اهدافی دارید کافی نیست. ممکن است به مرور زمان این اهداف در زندگی‌تان رنگ ببازند. اما با نوشتن آنها امکان مرور بیشتر و دقیق‌تر آنها در ذهن را دارید.

e. اهداف خود را "هوشمندانه"(SMART)انتخاب نمایید. یعنی مشخص(Specific)، واقع بینانه(Realistic)، قابل اندازه گیری(Measurable)، زمان بندی شده(Time-bound)، قابل دسترسی(Attainable). اهدافی که مبهم و خیلی رویاپردازانه و دور از واقعیت باشند و معلوم نباشد مربوط به بچه بازی زمانی است، در شما انگیزه و حرکت ایجاد نمی‌کند.

f. اهدافتان را بستری برای رشد و تعالی شخصی و اجتماعی خود قرار دهید. این اهداف در راستای تعالی شخصی شما هست؟ ارتقاء اجتماع چطور؟ آیا اهداف شما در راستای ارزش‌های جامعه است؟

g. هنگام تعیین اهداف خود نگاهی دقیق به مفهوم "چرخ زندگی" داشته باشید. مفهومی که به حفظ تعادل در ابعاد مختلف زندگی و پرهیز از زندگی تک بعدی اشاره دارد. در این مفهوم، زندگی از هشت بعدی اساسی تشکیل می‌شود که ما باید هموارد مراقب حفظ تعادل نسبی میان این ابعاد باشیم: درس، سلامتی جسمانی، دوستان، معنویت، تفریح، خانواده، صمیمیت و مسائل مالی. هر بازه سنی ممکن است نیازمند پررنگ‌تر بودن برخی از این ابعاد نسبت به سایرین باشد اما به طور کلی هرچه تعادل بیشتر باشد، رضایت از زندگی در بلندمدت بیشتر خواهد بود.

h. هر ساله اهداف بلندمدت خود را مرور کنید. شاید اهداف شما نیاز به بازبینی داشته باشند.
  1. اهداف یک‌ساله خود را در زندگی تعیین، اولویت بندی و یادداشت نمایید: دوست دارید زندگی شما تا پنج سال دیگر به کدام سمت برود و چه اهدافی را کسب کنید تا به اهداف بیست ساله تان نزدیک تر شوید؟ اینجا هم چهار یا پنج هدف "هوشمندانه"برای خود تعیین کنید.
حال، برای اولویت بندی اهداف پنج ساله تان، این گونه تصور کنید که اگر تنها شش ماه به پایان زندگی فرصت داشتید، ابتدا به سراغ کدام یک از این چهار پنج هدف می‌ رفتید؟ به این ترتیب اهداف پنج ساله اولویت بندی شده خود را نیز در سررسیدتان یادداشت کنید.
فراموش نکنید که اهداف پنج ساله شما باید کاملا در راستای اهداف بیست ساله باشند و هر کدام به نوعی یک گام از گام‌های رسیدن به اهداف بیست ساله شما باشند.
  1. نحوه و چگونگی گذراندن زمان در چند روز اخیر را بررسی کنید:حالا که می‌دانید می‌خواهید در زندگی به چه چیزی برسید و اهداف بلندمدت و میان‌مدت خود را تعیین کرده‌اید، فرآیند برنامه ریزی آغاز می‌شود. برای برنامه ریزی خوب ابتدا باید بدانید که هر روز شما چگونه می‌گذرد. برای این کار از یک جدول برای ثبت فعالیت ها در طول روز‌های یک هفته استفاده کنید.



 
9.5-8 11-9.5 12.5-11 14-12.5 15.5-14 17-15.5 18.5-17 20-18.5 21.5-20 23-21.5
شنبه                    
یکشنبه                    
دوشنبه                    
سه شنبه                    
چهارشنبه                    
پنجشنبه                    
جمعه                    
 

در هر خانه جدول کاری را که در آن زمان مشغول به آن بوده اید یادداشت نمایید (کلاس، مطالعه، تفریح و ...).  در پایان هر روز ببینید چه میزان زمان روی هر یک از جنبه‌های زندگی صرف کرده اید. احساسی را که هنگام انجام فعالیت‌های مختلف داشته اید نیز یادداشت نمایید و ارتباط هر فعالیت با احساس مربوطه را تحلیل کنید. نتیجه تحلیل حتما برای شما جالب خواهد بود!
  1. کار دشوار اما ارزشمند "تعیین کاری که باید برای رسیدن به اهداف انجام شود"را انجام دهید: مدیریت زمان خوب، یعنی قرار دادن محتویات (کارهایی که باید برای رسیدن به اهداف ما انجام شوند)، در ظرف (زمان‌های در دسترس) به بهترین شکل ممکن. حال که اهداف پنج ساله و بلندمدت شما تعیین شده و می‌دانید در روز‌های گذشته نیز چطور زمانتان را سپری می‌کرده اید، باید تعیین کنید که چه کارهایی باید در هفته ها و ماه‌های آینده برای نزدیک شدن به اهداف پنج ساله انجام دهید. به این منظور، اطلاعات زیر را جمع آوری کنید:
a. سرفصل دروس و محتوای هر درس در ترم جاری یا آینده
b. برنامه کاری هفتگی (کلاس‌های مدرسه، سایر کلاس‌های اضافه بر سازمان و ... )
c. فهرست کارها و برنامه هایی که باید انجام دهید مانند مسافرت، مهمانی، سینما و ... .
d. فهرست رویداد‌های خانوادگی یا اجتماعی (انتخابات، ازدواج خواهربزرگتر و ...) و فعالیت‌های اجتماعی یا خانوادگی(همایش علمی مدرسه، کمک به خواهر یا برادر کوچکتر و ...) که ممکن است برنامه شخصی شما را تحت تاثیر قرار دهد.
  1. برنامه هفتگی تان را تنظیم کنید.
a. از یک جدول برنامه ریزی هفتگی و یک کاغذ سفید استفاده کنید:


 
9.5-8 11-9.5 12.5-11 14-12.5 15.5-14 17-15.5 18.5-17 20-18.5 21.5-20 23-21.5
شنبه                    
یکشنبه                    
دوشنبه                    
سه شنبه                    
چهارشنبه                    
پنجشنبه                    
جمعه                    
 
 
b. در کاغذی سفید فهرستی از کارهایی که قطعا باید در این هفته انجام شوند تهیه کنید. فهرستی نیز از کارهایی تهیه کنید که در فهرست اولیه نیامده اند ولی باید در طول هفته انجام شوند (مانند رفت و آمد، خوردن، بهداشت فردی و ... ). یک فهرست هم از کارهایی تهیه کنید که دوست دارید یا فکر می‌کنید نیاز دارید که انجام دهید (مانند تماشای یک فیلم، دیداری از یک دوست و ... ).
c.  حال، در کنار هر یک از کارهایی که فهرست کرده اید،‌ مدت زمان لازم برای انجام آن کار را به طور تخمینی یادداشت نمایید. هرچه در مدیریت زمان ماهرتر شوید، تخمین شما در این مورد دقیق تر خواهد بود. این مهارت در مدیریت زمان موضوع مهمی است چون بسیاری از اوقات تخمین نادرست ما از زمان لازم برای انجام کار، منجر به کمبود بیشتر وقت می‌شود.
d. اکنون به وسیله کارهایی که لیست کرده اید جدولتان را پر نمایید. ابتدا با کارهایی شروع کنید که زمان انجام آنها قطعی بوده و در دست شما نیست، مثل حضور در کلاس یا اداره.
e. حال، ساعت‌های لازم را برای کارهایی که باید در طول هفته آینده انجام دهید نوشته و با هم جمع نمایید.
f. تعداد ساعات خالی جدول را شمرده و ببینید تعداد این ساعات از تعداد ساعات لازم برای انجام کار‌های ضروری شما بیشتر است یا خیر. امیدواریم که بیشتر باشد !
g. اما اگر زمان خالی در جدول از زمان لازم برای انجام کار‌های شما کمتر است، نگران نباشید و بدانید که در یک بطری آب یک لیتری نمیتوان بیش از یک لیتر آب جای داد. در این حالت نیاز به اولویت بندیکارها دارید. به این معنا که ابتدا کارهایی را انجام دهید که برای شما مهمترند. جهت اولویت بندی کارها به نکته زیر توجه کنید.
       
        ***تمام کارهایی که ما در طول روز انجام می‌دهیم از دو منظر اهمیت و فوریت به چهار دسته تقسیم می‌شوند:
                   
           §  کار‌های مهم و فوری: برای رسیدن به اهدافتان اهمیت دارند و باید هر چه زودتر هم انجام شوند. اینها بالاترین اولویت را دارند. (اولویت اول)
           §  کار‌های مهم ولی نه چندان فوری: برای رسیدن به اهدافتان برای شما مهم هستند ولی امکان انجام آنها در هفته‌های آتی هست. (اولویت سوم)
            §  کار‌های غیرمهم ولی فوری: کارهایی که در راستای اهداف اساسی شما نیستند اما باید زودتر انجام شوند (مراجعه به دکتر جهت رفع بیماری). (اولویت دوم)
             §  کار‌های غیرمهم و غیر فوری: این کارها را می‌توان حذف کرد. تنها در صورتی که سایر کارها انجام شدند به سراغ این کارها بروید. (اولویت آخر)

h. اکنون با فرض اینکه جدول شما خالی است، ابتدا امور مهم و فوری را در جا‌های خالی قرار دهید، اگر باز جای خالی بود به سراغ کار‌های غیرمهم ولی فوری بروید. در مرحله بعد اگر باز هم جای خالی داشتید کار‌های مهم و غیرفوری را در جدول قرار دهید. در آخر می‌تواند در صورت داشتن وقت اضافی، جایی هم برای امور غیرمهم و غیرفوری تعیین کنید.
i. بحث "چرخ زندگی"را در نظر داشته باشید. فقط مطالعه کردن یا فقط تفریح کردن در بلندمدت به زندگی شما لطمه زیادی می‌زند. مراقب چرخ زندگی تان باشید و بکوشید در طول هفته تا اندازه ممکن تعادل در هر هشت بعد زندگی برقرار باشد.
j. مقداری زمان خالی برای امور پیش بینی نشده جا بگذارید. مثلا هر روز 1.5 ساعت زمان خالی در برنامه داشته باشید تا اگر برنامه هایتان را تا آن زمان انجام داده اید، به تفریح و استراحت بپردازید و در غیر این صورت به کامل کردن برنامه‌های خود بپردازید.
  1. دست به عمل بزنید: حالا به قسمت عملی کار رسیده اید.
a. این مرحله مهمترین مرحله در مدیریت زمان است. در صورت عمل نکردن به برنامه، تمام تلاش‌های قبلی شما به هدر خواهد رفت. پس بدون ترس و نگرانی از شکست، به امید بهبودی روزافزون، اقدام به عمل کنید.
b. از یک "لیست انجام کارها"برای هر روز استفاده کنید. برای این کار می‌توانید از دفترچه یادداشتی جیبی استفاده کرده و هر صفحه از آن را به لیست کار‌های یک روز اختصاص دهید.
c. کارهایی را که باید طبق برنامه هفتگی هر روز انجام دهید، شب قبل طبق اهمیت آنها اولویت بندی کرده و در لیستتان یادداشت کنید.
d. کار‌های هر روز را مطابق با دشواری آنها در زمانهایی که انرژی بیشتری دارید انجام دهید.
e. مراقب "سارقین وقت"باشید:
از آنجایی که هیچ کس و هیچ چیز کامل نیست، احتمالا تا اندازه ای از برنامه خود عقب خواهید بود اما این عقب بودن نباید از حدی بیشتر باشد. هرگاه از برنامه عقب هستید، در لیستتان با رنگ قرمز یادداشت کنید که مشغول چه کار دیگری بوده اید. کارهایی هستند که وقت ما ره به اصلاح سرقت می‌کنند و در مقابل چیز ارزشمندی به ما نمی‌دهند که به آنها در سارقین وقت می‌گوییم. احتمالا این "سارقین وقت"شامل موارد زیر هستند: 1. تلفن و وبگردی‌های بی هدف 2. استرس، خستگی و بلاتکلیفی 3. تماشای تلویزیون بدون برنامه قبلی 4. گرفتار افراد پرحرف شدن که توجهی به زمان شما ندارند و دائم می‌خواهند با کسی صحبت کنند 5. ناتوانی در نه گفتن به درخواست‌های دیگران 6. بی نظمی و آشفتگی محل کار و زندگی 7. مهمانی ها و جلسات پیش بینی نشده 8. عدم استفاده از "لیست انجام کار‌های اولویت بندی شده"
با این کار، یعنی یادداشت کردن سارقین وقت و مقدار زمانی که هر یک در طول روز از شما سرقت می‌کنند، بینش بیشتری نسبت به فعالیت‌های روزانه خود و کاهش تدریجی این زمان‌های از دست رفته خواهید داشت.
  1. عملکرد خود را ارزیابی کنید:در پایان هر هفته، پس از فراز و نشیب‌هایی که برای عمل کردن به برنامه خود داشته اید، فعالیت‌هایتان و تخمین هایی را که از زمان انجام کارها داشته اید ارزیابی کنید تا بتوانید برای هفته بعد با دقت بیشتری برنامه ریزی داشته باشید.
در پایان، به خاطر داشته باشید که مهارت مدیریت زمان مانند سایر مهارت‌های دیگر در زندگی، به مرور و با تمرین شما پیشرفت می‌کند. صبور باشید و از آموخته‌های خود به خوبی استفاده کنید.
 


چند نکته کاربردی برای عملی کردن آنچه آمد:
  • یادگیری معارت مدیریت زمان یک فرآیند است. سعی نکنید چیزی را که در 15 تا 25 سال یادنگرفته‌اید دو شبه بیاموزید! اجازه دهید کم کم با این روش و با این نوع رویکرد آشنا شوید.
  • از بازبینی اهداف خود هراس نداشته باشید. ممکن است ماه یا سال بعد به بینشی برسید که منجر به بازبینی اهداف بلندمدت شما شود. البته تعیین دقیق‌تر اهداف منجر به
  • ابتدا هدف‌گذاری کنید، بعد برای رسیدن به ان هدف برنامه‌ریزی کنید. برای برنامه‌ریزی باید متوجه شوید چقدر ظرفیت انجام کار دارید که این کار را به وسیله ثبت ساعات روزانه و بازبینی برنامه‌ها انجام می‌دهید. سپس کار را شروع کنید.
  • در ابتدا سعی نکنید تمام ابعاد زندگی‌تان را تقویت کنید. می‌توانید در هفته‌های اول ابتدا یکی دو بعد از زندگی را که مهم‌تر هستند سر و سامان دهید. بعد که این ابعاد مهم‌تر و فوری‌تر سر و سامان گرفتند می‌توانید با راحتی بیشتری به ساماندهی ابعاد زندگی‌تان بپردازید.
  • به دنبال تعادل کامل نباشید. مقداری از عقب‌افتادگی از برنامه طبیعی‌ست. مقداری کاهلی و اشتباه قابل اغماض است. با خودتان دوست باشید و از شکست خوردن در اجرای برنامه‌ها ترس نداشته باشید.
  • آگاهی‌های جانبی شما از جمله آگاهی شما به شخصیت‌، علایق و سرگرمی‌هایتان می‌تواند بر نحوه‌ی مدیریت زمان شما تاثیرگذار باشد.
  • امیدوارم در مسیر خودسازی‌‌های خود موفق باشید :)

 

 

گروه آموزشی کیهان
ارشد و دکتری روانشناسی
 

تعداد بازديد : 1630
نظرات بينندگان
غیر قابل انتشار : 0
در انتظار بررسی: 0
انتشار یافته : 1
sara majidi
|
1394/11/28 - 12:58
0
1
اوه ! چه کامل ! مرسی !
نظرات كاربران :
نام :
ايميل :
متن نظر : * 
 
متن بالا را وارد نماييد* 
 
دانلود رایگان
تماس با ما
خیابان انقلاب اسلامی - خیابان 12 فروردین - کوچه نوروز - پلاک 4 - واحد 3
شماره تماس: 02166475618 الی 20
شماره پیامک:  02166475620

سوالاتی در خصوص کنکورهای ارشد و دکتری روانشناسی و مشاوره

.